PETUNG DADI (Pelayanan Tunggal dengan Sepenuh Hati)

Dinas Komunikasi dan Informatika

JUDUL INOVASI     : PETUNG DADI (Pelayanan Tunggal Dengan Sepenuh Hati)

INOVATOR             : DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

 
   

 

  1. TUJUAN INOVASI

Secara geografis Kabupaten Trenggalek berada diantara koordinat 111°24-112°11’ Bujur Timur dan 7°53’-8°34’ Lintang Selatan. Pembagian administratif terdiri dari 14 kecamatan, 152 desa dan 5 kelurahan, 555 dusun/lingkungan, 1.287 rukun warga dan 4.490 rukun tetangga. Dari 14 kecamatan hanya 5 kecamatan yang mayoritas desanya berupa dataran, yaitu Kecamatan Trenggalek, Kecamatan Karangan, Kecamatan Pogalan, Kecamatan Tugu dan Kecamatan Durenan. Sedangkan 9 kecamatan lainnya mayoritas desanya berupa pegunungan.

Tabel. Jarak Kecamatan dengan ibukota Kabupaten

 

No.

KECAMATAN

JARAK DARI PUSAT KOTA

1

PANGGUL

52

2

MUNJUNGAN

46

3

WATULIMO

44

4

KAMPAK

18

5

DONGKO

29

6

PULE

27

7

KARANGAN

7

8

SURUH

11

9

GANDUSARI

11

10

DURENAN

15

11

POGALAN

8

12

TRENGGALEK

-

13

TUGU

14

14

BENDUNGAN

19

 

Dari tabel diatas terlihat bahwa jarak terjauh adalah Kecamatan Panggul yaitu 52 km, dan wilayah Kabupaten Trenggalek sebagian besar wilayah pegunungan akan sangat menyulitkan pemerintah dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, demikian halnya sebaliknya. Masyarakat pun juga kesulitan dalam mendapatkan akses layanan dari pemerintah. Disamping itu waktu yang lama untuk mengurus surat dan perizinan secara otomatis akan berpengaruh terhadap aktifitas masyarakat dalam menjalan perekonomian sehingga akan berpengaruh tingkat kesejahteraan. Melihat kondisi tersebut Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika dan bidang Infrastruktur Aplikasi Teknologi Informatika dan Komunikasi mencoba memangkas waktu dan memberikan kemudahan dengan membuat terobosan PETUNG DADI. Inovasi ini memanfaatkan teknologi informasi sehingga diharapkan dapat membantu kerumitan yang dihadapi masyarakat dalam mendapatkan pelayanan. PETUNG DADI (PElayanan TUNGgal DengAn Sepenuh HatI). Yaitu Sistem informasi kecamatan online merupakan sebuah aplikasi berbasis website yang diperuntukkan pelayanan online antara desa dan kecamatan. Tujuan Inovasi ini memudahkan masyarakat dalam menerima layanan yang sebelumnya masyakarat merupakan aktor utama namun dengan inovasi ini berkaslah yang menjadi aktor utamanya. Masyarakat tanpa harus menempuh perjalanan jauh karena inovasi ini berkas secara otomatis berjalan dari desa menuju kecamatan yang kemudian akan kembali ke desa untuk di cetak selanjutnya diterimakan ke masyarakat (BMW = Berkas Mlaku Dhewe). Diharapkan inovasi ini mampu meringkas alur pengurusan surat menyurat maupun perizinan dengan masyarakat yang berkepentingan, mudah dan dapat mengurangi potensi terjadinya pungutan liar.

 

  1. KESELARASAN DENGAN KATEGORI DAN KRITERIA YANG DIPILIH (tata kelola pemerintahan)

Kategori pada inovasi ini adalah tata kelola pemerintahan. Inovasi PETUNG DADI merupakan Sistem Informasi Kecamatan Online menjadi bagaian penting bagi Pemerintah Kabupaten Trenggalek baik untuk desa maupun kecamatan.

 

  1. SIGNIFIKASI (ARTI PENTING)

Sebelum adanya inovasi ini masyarakat sering bolak balik ke desa atau kecamatan untuk mendapatkan surat maupun perizinan sehingga waktu yang dibutuhkan lebih banyak sehingga mengganggu aktifitas masyarakat. Pemohon yang banyak dengan antrian panjang akan berpengaruh terhadap waktu layanan karena semua dilakukan secara manual. Terkadang masyarakat menjadi korban pungutan liar sehingga pengurusan surat maupun perizinan menjadi mahal. Kelebihan dari Sistem Informasi Kecamatan Online sebagai berikut:

  1. Sistem ini berbasis online (website) sehingga bisa diakses perangkat manapun dan dimanapun
  2. Sourcode milik sendiri (dikembangkan dan dikelola sendiri oleh Diskominfo)
  3. Sistem mudah diterapkan
  4. Terdapat fitur tracking surat sehingga memungkinkan mencari posisi terakhir surat.
  5. Terdapat tanda tangan elektronik (TTE) dengan fitur ini memungkinkan pejabat menandatangani surat dimanapun.

 

  1. INOVATIF (Kebaruan atau keunikan atau keaslian)
  1. Jelaskan sisi inovatif dari inovasi ini dalam konteks wilayah anda

PETUNG DADI (PElayanan TUNGgal DengAn Sepenuh HatI). Yaitu Sistem informasi kecamatan online merupakan sebuah aplikasi berbasis website yang diperuntukkan pelayanan online antara desa dan kecamatan. Disini berkas secara otomatis berjalan dari desa menuju kecamatan kemudian kembali ke desa untuk dicetak atau diserahkan kembali ke masyarakat (pemohon). Keunikan inovasi ini yaitu Sistem ini berbasis online (website) bisa diakses dari perangkat mana pun dan dimanapun, Sourcode milik sendiri, pembuatan surat dan perizinan dengan sistem yang mudah untuk diterapkan, terdapat fitur tracking surat dan terdapat tanda tangan elektronik (TTE) sehingga bisa dilakukan penandatanganan oleh pejabat berwenang dimanapun.

  1. Jelaskan apakah inovasi ini asli atau apakah itu merupakan adaptasi/replikasi dari inovasi/tempat lain.

Inovasi ini asli bentuk terobosan dari Dinas Komunikasi dan Informatika yang dengan inovator Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika dan Kepala Bidang IATIK serta tenaga teknis informatika pada Bidang IATIK.

  1. TRANSFERABILITAS sifat dapat diterapkan pada konteks lain

Apakah inovasi tersebut memiliki potensi dan/atau terbukti telah ditetapkan dan diadaptasi (disesuaikan) ke dalam konteks lain.

  1. Inovasi PETUNG DADI memiliki potensi diadaptasi daerah lain. Untuk dapat melaksanakan proses pembuatan sistem informasi kecamatan online secara efektif antara lain :
  1. Bagan Sistem Informasi Kecamatan Online
  1. Disusun dan ditetapkan terlebih dahulu sistem informasi yang dapat menggambarkan secara integratif berbagai kegiatan yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi kecamatan online Kabupaten Trenggalek mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan
  2. Adanya persamaan pandangan terhadap semua kegiatan yang akan dilaksanakan dalam penyusunan rencana kerja pembuatan sistem informasi kecamatan online Kabupaten Trenggalek mulai dari anggota tim pelaksana pekerjaan maupun dari pihak pemberi kerja sehingga diperoleh bentuk kolaborasi pelaksanaan pekerjaan pembuatan sistem informasi kecamatan online Kabupaten Trenggalek berjalan efisien dan efektif.
  1. Metodologi Development sistem informasi kecamatan online
  2. Tahapan Pelaksanaan sistem informasi kecamatan online
  1. Tahapan persiapan

Menyiapkan sumber daya (mobilisasi peralatan dan perlengkapan kerja, jadwal kerja dan koordinasi awal dengan user pengguna atau instansi terkait)

  1. Tahapan survey
  2. Analisis dan dokumentasi hasil survei
  3. Tahapan Analisis pembuatan sistem informasi online kecamatan
  4. Sosialisasi draft sistem informasi online kecamatan
  1. Jangka waktu penyelesaian
  2. Kebutuhan tim ahli dan penugasan

5.1 Komposisi dan Penugasan tenaga ahli

  1. Kebutuhan tim ahli dan penugasan tenaga ahli

a.1 Ahli sistem informasi atau teknik informatika (ketua tim)

b.2 Programmer

5.2 Jadwal tenaga ahli

  1. Kebutuhan peralatan
  1. INOVASI PETUNG DADI (Sistem Informasi Online Kecamatan) terdiri dari:
  1. Halaman login
  2. Halaman super admin
  3. Halaman admin kecamatan
  4. Halaman front office desa
  5. Halaman sekretaris desa
  6. Halaman kepala desa dan TTE
  7. Halaman front office kecamatan
  8. Halaman kasi pelayanan
  9. Halaman camat dan TTE
  10. Contoh Hasil surat PDF beserta TTE

 

  1. SUMBER DAYA DAN KEBERLANJUTAN
  1. Sumber daya

Petugas aplikasi dari Dinas Komunikasi dan Informatika ke lokasi yang telah ditetapkan sebagai Kecamatan yang akan melaksanakan Petung Dadi untuk dilakukan identifikasi masalah. Lokasi kecamatan yang menjadi sasaran yaitu Watulimo (Desa Watulimo dan Desa Ngembel) dan Panggul (Desa Kertosono). Dua kecamatan tersebut merupakan kawasan penghasil (Retribusi) dibidang wisata. Sehingga diperlukan sarana penunjang yang mampu mendukung masyarakat dalam proses pelayanannya. Selanjutnya secara bertahap akan dikembangkan ke Kecamatan lainnya. Selanjutnya petugas Diskominfo mengkoordinasikan dan memetakan kebutuhan layanan pada 2 kecamatan tersebut serta diujicobakanuntuk mendapatkan perbaikan.

 

  1. Langkah-langkah strategi apa yang dilakukan dalam mobilisasi/menggerakkan seluruh sumber daya internal maupun eksternal

Sumber daya manusia antara lain :

  1. Dinas Kominfo

Peran Dinas Komunikasi dan Informatika :

  • Sebagai pencetus sistem Petung Dadi
  • Pembuat Aplikasi
  • Sebagai super admin sistem Petung dadi.
  • Sebagai penanggung jawab kemanan dan berlangsun sistem
  1. admin kecamatan

Sebagai penanggung jawab system admin system dikecamatan, bisa membuat master desa dan Struktur organisasi dari Desa dan Kecamatan tersebut. Admin Kecamatan juga mampu untuk mengatur TTE dan Petugas Aktif/cuti.

  1. front office desa

Pintu masuk data pertama di dalam system. Semua surat dan perizinan pertama kali masuk dari front office desa. Ketika surat sudah di ACC oleh pak camat, hasil cetakan bisa d cetak di front office desa. Sehingga masyarakat tidak perlu jauh2 datang k kecamatan.

  1. sekretaris desa

mendiposisikan dan mengecek surat sebelum di teruskan di kepala desa. Sekretaris desa juga bisa melakaukan TTE ketika pak kepala desa cuti.

  1. kepala desa dan TTE

bertanggung jawab atas surat n perizinan yang diterbitkan di desa. Yang kemudian meneruskan atau mendisposisikan ke front office kecamatan. Disini kepala desa juga melakukakn TTE

  1. front office kecamatan

Mengatur surat masuk dari desa, kemudian meneruskan ke kasi pelayanan di kecamatan

  1. kasi pelayanan

memeriksan dan mendisposisikan surat ke pak camat. Disini kasi pelayanan juga melakukan TTE

  1. camat.

Penanggung jawab akhir dari surat dan perizinan. Disini pak camat juga melakukan TTE.

  1. Jelaskan apakah dan bagaimana keberlanjutan inovasi ini (meliputi aspek sosial, ekonomi dan lingkungan)
  • Kebijakan yang diambil agar inovasi tetap berjalan
  • Program dan kegiatan beserta anggaran APBD yang mendukung inovasi Petung dadi
    • Program pengembangan dan optimalisasi TIK
    • Kegiatan Layanan Pengembangan Aplikasi PElayanan Publik
  • Dasar hukum pelaksanaan inovasi petung dadi (SK Kepala Dinas Kominfo)
  • OPD yang menerapkan inovasi ini (sebutkan)
    • Telah dicoba di kecamatan Panggul dan Watulimo. Tepatnya desa kertosono panggul, manggis Panggul , desa watulimo dan Desa Ngembel Watulimo

 

  1. DAMPAK
  1. Apakah inovasi ini dievaluasi resmi skala dapak melalui evaluasi internal maupun eksternal
  1. Evaluasi Internal dengan cara apa?
  • Diskusi dengan tim teknis terkait kendala setelah dilakukan uji coba di beberapa desa.
  1. Evaluasi eksternal (rapat koordinasi, monev) sebutkan kegiatan yang telah dilaksanakan
  • Melakukan rapat ekternal mengundang seluruh camat dan opd terkait.
  • Melakukan revisi terhadap beberapa item pada system petung dadi
  • Penyesuaian alur surat
  • Penyesuaian format surat
  • Penyamaan format TTE

 

  1. Jelaskan indikator-indikator yang digunakan dalam evaluasi

Hal – hal yang berhubungan langsung dengan pelayanan online, meliputi penyamaan format surat yanga ada di desa dan kecamatan agar seragam dan bisa diterapkan di seluruh desa di kabupaten trenggalek. Kemudian evaluasi alur surat biasa, surat khusus dan perizinan. Perubahan tersebut kemudian kami rangkum dan evaluasi internal bersama tim teknis untuk di terapkan didalam system pelayan kecamatan online.

 

  1. Gambarkan hasil evaluasi tersebut
    1. Perubahan alur surat dan perizinan.
    2. Perubahan format surat.
    3. Pengkategorian jenis surat ( Surat Biasa dan Surat Khusus)
    4. Penyeragaman Format TTE
  1. KETERLIBATAN PEMANGKU KEPENTINGAN
  1. Desa
  2. Kecamatan
  3. OPD Terkait
  4. Masyarakat
  1. PELAJARAN YANG DAPAT DIPETIK
  • Tulis kesan anda setelah dilaksanakan inovasi ini

Masyarakat Lebih mudah didalam pengajukan surat dan perizinan

  • Saran untuk perbaikan inovasi ini
    • Bisa koordinasi dengan dinas terkait lebih baik.
  • Testimoni dari pengguna layanan
    • Inovasi hebat dan mudah dan murah dan ringan.
    • Format surat sesuai dengan keinginan masyarakat dan desa/kec
    • Alur surat sesuai dengan real.