Penerapan Sidalayak dalam Proses Pelayanan Kepegawaian

Badan Kepegawaian Daerah

PROPOSAL

FESTIVAL INOVASI PELAYANAN PUBLIK

 

PENERAPAN SIDALAYAK DALAM PROSES

PELAYANAN KEPEGAWAIAN

 

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

KABUPATEN TRENGGALEK

TAHUN 2019

 

    1. LATAR BELAKANG

Dalam Peraturan Bupati Trenggalek Nomor 36 Tahun 2016 Tentang Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan Daerah, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek merupakan unsur penunjang urusan pemerintahan di bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan. Badan Kepegawaian Daerah mempunyai fungsi diantaranya  pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dukungan teknis pemerintahan di bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan. Selain itu, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek juga memiliki fungsi pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, kehumasan, kepustakaan dan kearsipan. Berdasarkan itu maka diantara pelayanan kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek adalah pemrosesan usulan berbagai dokumen kepegawaian Pegawai Negeri Sipil.

Berdasarkan Peraturan Bupati Trenggalek Nomor 33 Tahun 2017 tentang Penjabaran Tugas Badan Kepegawaian Daerah, tugas Kepala Sub Bidang Informasi dan Data diantaranya melaksanakan kegiatan pelayanan informasi kepegawaian. Dalam mengimplementasikan tugas pokok yang menjadi tanggung jawab pada Sub Bidang Informasi dan Data adalah bagaimana menciptakan sarana yang efektif dan efisien dalam kegiatan pelayanan informasi kepegawaian

Dokumen kepegawaian adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan di bidang kepegawaian dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Dokumen tersebut sangat penting karena selain sebagai bukti atau identitas PNS seringkali dokumen kepegawaian digunakan juga sebagai kelengkapan persyaratan pemrosesan pelayanan kepegawaian lainnya. Contohnya : SK Kenaikan Pangkat, SK Mutasi antar Perangkat Daerah atau Unit Kerja, Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Suami/Kartu Istri, Surat Ijin Cuti, SK Ijin Belajar dan lain-lain.

Pemrosesan dokumen itu tidak hanya berkaitan dengan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek tapi berkaitan dengan banyak stakeholder yang terlibat, mulai dari PNS yang mengajukan usulan dokumen kepegawaian, pejabat pengelola kepegawaian di Perangkat Daerah atau unit kerja, stakeholder di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek, Bupati Trenggalek, Gubernur Jawa Timur, Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur, Badan Kepegawaian Negara Regional II Sidoarjo dan Badan Kepegawaian Negara di Jakarta tergantung jenis dokumen kepegawaiannya. Semua stakeholder saling terkait baik secara langsung maupun tidak langsung dengan pengajuan usulan pemrosesan dokumen kepegawaian.

Untuk memperoleh dokumen kepegawaian, Pegawai Negeri Sipil perlu mengusulkan baik secara langsung oleh yang bersangkutan atau melalui pejabat pengelola kepegawaian yang ada di instansi atau unit kerja kepada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek dengan memenuhi persyaratan dan prosedur tertentu sesuai aturan. Usulan tersebut selanjutnya diproses di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek pada sub bidang- sub bidang terkait sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing untuk kemudian diproses berjenjang sesuai prosedur dan kewenangan baik di internal Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek maupun pihak eksternal yang terkait dengan pemrosesan dokumen kepegawaian tersebut.

Sebagai bentuk pelayanan publik bagi PNS maka Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek perlu memberikan pelayanan terbaik dalam pengajuan usulan pemrosesan dokumen kepegawaian termasuk di dalamnya pelayanan informasi yang baik terkait kemajuan proses usulan dokumen kepegawaian tersebut. Namun, informasi kemajuan proses pelayanan kepegawaian tersebut saat ini masih lambat dikarenakan belum efektifnya sistem pendataan kemajuan proses pelayanan kepegawaian, belum tersedianya data terkait kemajuan proses pelayanan kepegawaian, belum adanya pegawai yang diberi tugas untuk mendata kemajuan proses pelayanan kepegawaian dan belum adanya media informasi tentang kemajuan proses pelayanan kepegawaian yang dapat diakses oleh PNS atau pejabat pengelola kepegawaian di instansi atau unit kerja.

Dengan meningkatnya kualitas pelayanan bagi PNS maka diharapkan kepercayaan PNS bagi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek yang memiliki tugas pokok dan fungsi terkait hal tersebut akan meningkat dan tentunya akan diharapkan pula akan meningkatkan kenyamanan Pegawai Negeri Sipil dalam mengurus dokumen kepegawaiannya yang  pada tataran selanjutnya akan meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian di Badan Kepegawian Daerah Kabupaten Trenggalek secara berkelanjutan.

 

    1. RUMUSAN DAN ANALISIS MASALAH
      1. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat dirumuskan masalah pada proposal ini adalah bagaimana mengatasi lambatnya pelayanan informasi kemajuan (progress) proses pelayanan kepegawaian bagi PNS di lingkup Pemerintah Kabupaten Trenggalek.

 

      1. ANALISIS MASALAH

Masalah terkait pelayanan pengajuan pemrosesan dokumen kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek saat ini adalah lambatnya informasi kemajuan (progress) proses layanan kepegawaian bagi PNS Lingkup Pemerintah Kabupaten Trenggalek yang dalam hal ini disebabkan oleh :

  1. Belum efektifnya sistem pendataan kemajuan proses pelayanan kepegawaian
  2. Belum tersedianya data terkait kemajuan proses pelayanan kepegawaian
  3. Belum adanya pegawai yang diberi tugas untuk mendata kemajuan proses pelayanan kepegawaian
  4. Belum adanya media informasi tentang kemajuan proses layanan yang dapat diakses oleh PNS atau pejabat pengelola kepegawaian di instansi atau unit kerja

Dari beberapa faktor tersebut, penyebab utama dari permasalahan yang muncul adalah belum adanya media informasi tentang kemajuan proses pelayanan kepegawaian yang dapat diakses oleh PNS atau pejabat pengelola kepegawaian di instansi atau unit kerja lingkup Pemerintah Kabupaten Trenggalek. Untuk menyelesaikan hal tersebut ada beberapa alternatif solusi, diantaranya : a.) Membuat aplikasi online,  b.) Membuat surat pemberitahuan berkala, c.) Menelepon PNS yang mengajukan pelayanan kepegawaian, d.) Mengumumkan di media sosial seperti halaman facebook resmi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek, d.) Mengumumkan di aplikasi komunikasi berbasis teks yang umum digunakan seperti Whatsapp.

Dari berbagai alternatif solusi diatas dengan mempertimbangkan kemampuan Sumber Daya Manusia yang ada di Bidang Formasi dan Informasi khususnya di Sub Bidang Informasi dan Data serta Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek pada umumnya, konsep rencana kerja tahun anggaran 2018 Sub Bidang Informasi dan Data tentang pengembangan aplikasi daring (online) pelayanan kepegawaian yang sudah dibuat dan asas kemanfaatan yang lebih luas serta keberlanjutan solusi dalam jangka menengah dan jangka panjang maka rekomendasi solusi yang dapat dilakukan dalam 2 (dua) bulan kedepan adalah membuat aplikasi online untuk menginformasikan kemajuan proses pelayanan kepegawaian dan dapat diakses oleh PNS, pejabat pengelola kepegawaian di Perangkat Daerah atau unit kerja, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek dan pihak lain yang diberi kewenangan dengan mudah dan cepat.

Aplikasi online tersebut diberi nama SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian) yaitu sebuah aplikasi berbasis teknologi informasi untuk mendata pengajuan proses pelayanan kepegawaian oleh PNS lingkup Pemerintah Kabupaten Trenggalek dan tahapan proses yang sedang dilakukan melalui aplikasi berbasis website online dimana PNS, pejabat pengelola kepegawaian lingkup Pemerintah Kabupaten Trenggalek, pihak internal di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek serta pihak-pihak lain yang memiliki kepentingan dan kewenangan serta membutuhkan informasi kemajuan proses pelayanan kepegawaiannya dapat memperolehnya dengan cepat dan mudah yang akhirnya akan bermuara pada pelayanan administrasi kepegawaian yang berkualitas.

 

    1. TUJUAN

Tujuan peningkatan pelayanan informasi kemajuan proses progress layanan kepegawaian bagi PNS melalui SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian) online yaitu:

 

  1. Tujuan Jangka Pendek,

adalah untuk mewujudkan aplikasi SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian) online guna meningkatkan pelayanan informasi kemajuan proses pelayanan kepegawaian bagi PNS.

  1. Tujuan Jangka Menengah,

adalah untuk mewujudkan peningkatan pelayanan infomasi kemajuan proses pelayanan kepegawaian dengan mengimplementasikan aplikasi SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian) online.

  1. Tujuan Jangka Panjang,

adalah untuk mewujudkan peningkatan pengelolaan administrasi kepegawaian secara berkelanjutan yang didukung oleh penerapan aplikasi SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian).

 

    1. MANFAAT

Secara Makro manfaat peningkatan pelayanan informasi kemajuan proses pelayanan kepegawaian bagi PNS melalui SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian) online adalah untuk memberikan kontribusi dalam mendukung pencapaian tujuan-tujuan reformasi birokrasi pada area penataan tata laksana, penguatan pengawasan dan peningkatan kualitas pelayanan publik, khususnya untuk memenuhi kebutuhan atas tersedianya informasi kemajuan proses pelayanan  kepegawaian sebagai bentuk pelayanan kepada masyarakat khususnya PNS.

 

Manfaat Internal  :                  

  1. Memudahkan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek untuk menyimpan dan mendapatkan ulang data terkait pengajuan proses usulan layanan kepegawaian .
  2. Memudahkan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek untuk menganalisa, memonitor dan mengevaluasi pengajuan proses pelayanan kepegawaian.
  3. Mempermudah dan mempercepat Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek untuk memberikan informasi kemajuan proses pelayanan kepegawaian yang secara tidak langsung diharapkan meningkatkan kepercayaan masyarkat terhadap pelayanan di Badan Kepegawaian Daerah kab. Trenggalek.

Manfaat Eksternal  :

  1. Tersedianya aplikasi SIDALAYAK (Sistem Informasi Daring Layanan Kepegawaian) online yang dapat diakses oleh PNS yang mengajukan pelayanan kepegawaian untuk memperoleh informasi tentang kemajuan proses pelayanan kepegawaiannya.
  2. Memudahkan pejabat pengelola kepegawaian di Perangkat Daerah atau unit kerja untuk mengontrol kemajuan proses pelayanan kepegawaian yang diajukan secara bersama-sama melalui pejabat pengelola kepegawaian.
  3. Mengenalkan dan menambah pengetahuan dan wawasan tentang teknologi informasi dan komputer dan kemanfaatannya secara praktis bagi para pelaksana teknis di Perangkat Daerah dan unit kerja serta PNS secara umum.
  4. Meningkatkan kepercayaan masyarakat umum terhadap kinerja dan akuntabilitas serta transparansi di Pemerintah Kabupaten Trenggalek.